Виды документов и их хранение на предприятии

Вступление

В процессе хозяйственной деятельности любой компании,
начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных
документов, самого разного назначения.  Не успели Вы получить свидетельство о
регистрации и открыть счет в банке, как уже у Вас на руках оказалась куча
различных бумажек. А ведь это только начало – с этого момента их количество
будет только увеличиваться.

В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов
(по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность,
предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим
практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить
сохранность документов на предприятии.

Документы бухгалтерского учета

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, на
основании которых производятся записи по счетам и формирование бухгалтерской
отчетности, хранятся в течение пяти лет. В тоже время Налоговым Кодексом
срок хранения документов, связанных с расчетом налогов, установлен в четыре года. 
Но!  Как Вы знаете, во всех правилах бывают исключения.

И существуют ситуации, когда
документы, связанные с расчетом налогов, должны и будут храниться дольше. Например,
статья 346.18 НК РФ обязывает налогоплательщика, применяющего УСН с объектом
«Доходы минус расходы», при уменьшении налоговой базы на сумму полученного 
ранее убытка, хранить документы, связанные с получением такого убытка в течение
времени, когда такой убыток уменьшает налоговую базу – до 10 лет.

Таблица 2
Документ Основание Срок хранения
Бухгалтерские документы, отчетность (в том числе в фонды и статистику) 129-ФЗ[iii] 5 лет
Документы, связанные с расчетом налогов (декларации, документы налогового учета, счета-фактуры, справки-расчеты и так далее) НК РФ[iv] 4 года

Организации и индивидуальные предприниматели, независимо от
форм собственности, обязаны обеспечивать сохранность кадровых документов и
документов по личному составу, в течение сроков, установленных
законодательством РФ.

Таблица 3
Документ Основание Срок хранения
Списки работников, штатные расстановки Перечень типовых управленческих документов 75 лет
Трудовые договора
Личные дела, личные карточки работников, приказы справки и другие документы по личному составу
Лицевые счета работников
Положения, должностные инструкции (в составе личных дел)
Трудовые книжки (и дубликаты), не полученные работниками при увольнении (родственниками, в
случае смерти), а также другие подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, удостоверения)
2 года в кадровой службе,
50 лет в архиве организации;
Документы (доклады, справки, расчеты) о подготовке и переподготовке, повышении квалификации работников 5 лет
Штатное расписание Постоянно
Табели учета рабочего времени 1 год
Графики отпусков 1 год
Документы о премировании работников 5 лет
Журнал инструктажа по ТБ 10 лет

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст.

29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня): 
    а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно; 
    б) годовая — постоянно; 
    в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно); 
    г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
  • налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
  • декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
  • налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
  • первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
  • переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
  • реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
  • документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
  • акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Предлагаем ознакомиться:  Как рассчитать неустойку по договору

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения.

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст.

23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

  • цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
  • цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости приобретения покупных товаров.

Основные виды документов

С подробным перечнем документов, образующихся в процессе
деятельности предприятия, можно ознакомиться в официальном документе Росархива
[i].
Мы же дадим некую простую и понятную на наш взгляд группировку документов, по
местам их возникновения и назначению, чтобы Вам было проще ориентироваться.

Для начала разделим документы компании на четыре основных
блока:

  • Управленческая документация
  • Бухгалтерская (и налоговая) документация
  • Документы по учету кадров и оплате труда
  • Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия (в статье не будет рассматриваться порядок формирования,
    учета и хранения такой документации).
Предлагаем ознакомиться:  Повторно документы для получения налогового вычета при покупке квартиры в ипотеку

относятся документы,
связанные с организацией системы управления компанией, планированием
деятельности, материально-техническим обеспечением, информационным
обслуживанием и решением административно-хозяйственных вопросов.

К ним можно отнести учредительные и прочие регистрационные
документы — устав, свидетельства о государственной регистрации, ИНН,
регистрацию в фондах, статистике и так далее. А также лицензии и разрешения,
сертификаты, свидетельства на товарный знак, свидетельства о праве
собственности – все основные документы компании,  без которых она не может
функционировать и  восстановление которых в случае утраты занимает достаточно
продолжительное время.

Кроме того:

  • протоколы собраний, реестры акционеров и все, что с ними связано;
  • приказы и справки, правила, инструкции и регламенты;
  • переписка; документы о проведении проверочных и контрольных мероприятий; договора, договорная документация;
  • документы по планированию: программы, прогнозы, планы и бизнес-планы, а также таблицы, расчеты и анализы; документы ценообразования: прейскуранты,
    тарифы, ценники, справки и расчеты
  • документы, связанные с финансированием и кредитованием компании: планы, справки, таблицы и графики, договора кредитования, финансирования и
    инвестирования, отчеты об использовании средств и так далее.
  • Внешние первичные учетные документы – документы, которые уходят из компании или поступают извне, в основном расходные и приходные.  К ним
    обычно относят накладные, акты выполненных работ (услуг), счета-фактуры,квитанции, в зависимости от вида деятельности список можно дополнить и другими
    документами.
  • Внутренние первичные учетные документы. Документы, которые создаются непосредственно внутри компании —  планы счетов, учетная политика,
    аналитические и синтетические счета учета,  учетные регистры,  документы по учету основных средств и нематериальных активов (для начисления амортизации и
    погашения стоимости), учета и списания ТМЦ (например, материалов), формирования себестоимости продукции, учету и списанию ГСМ, расчеты по командировкам,
    авансовые отчеты, кассовые документы, расчеты по налогам, акты сверок и так далее. Какие-то из них формируются по установленной (унифицированной) форме,
    другие – в произвольной, утвержденной самой организацией. Но все они связаны непосредственно с отражением хозяйственных операций в бухгалтерском учете предприятия
    и расчетом налогов. Обычно такие документы формируются в бухгалтерии, а Вам остается только их подписать.
  • Банковские документы. Банковские выписки, платежные поручения, заявки на покупку-продажу валюты, все те документы, которые связаны с движением
    денежных средств по счетам организации.
  • Кассовые документы. Кассовая книга, кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты – документы, связанные с движением
    наличных денежных средств.
  • Бланки строгой отчетности. Один из самых применяемых — чековая книжка, для снятия наличных денежных средств с банковского счета. К ним же
    относятся бланки, применяемые для расчетов при осуществлении определенных видов деятельности, например, гостиничных услуг, бытовых услуг населению, и так
    далее. Обычно изготавливаются типографским способом.
  • Бухгалтерская (баланс и приложения к нему) и налоговая отчетность (декларации и расчеты), отчетность в фонды и органы статистики, справки, акты
    сверок и проверок.

Виды документов и их хранение на предприятии

Организационная структура, штатное расписание,  тарифные сетки и документы по
нормированию труда, трудовые и коллективные договора, трудовые книжки, должностные
инструкции, локальные документы  (правила внутреннего трудового распорядка,
положения о защите персональных данных, об оплате труда и другие), личные дела
сотрудников,  приказы по персоналу, расчетные ведомости по зарплате, графики
отпусков и так далее.

А также документы, связанные с аттестацией работников,
профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации
(учебные планы, графики, докладные записки, результаты аттестации
квалификационные требования и прочие). К ним же относятся документы по
охране труда и технике безопасности — инструкции по технике безопасности и
другие, положения об охране труда, журналы ознакомления и вводного инструктажа,
планы пожарной эвакуации. С перечнем обязательных документов по учету
кадров можно ознакомиться на нашем сайте

Например,
проектно-сметная документация, научно-техническая, строительная документация. В
отношении формирования, учета и хранения таких документов рекомендуем
руководствоваться, в том числе,  и отраслевыми нормами.

Теперь о том, а собственно, зачем  и сколько времени нам все
это хранить?

Сроки хранения.

Основные законодательные акты и нормативные документы, на основании и
в соответствии с которыми организации должны обеспечивать учет и хранение документации:

  • ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года №125-ФЗ
  • ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 года №129-ФЗ
  • ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 года № 208-ФЗ (статья-89)
  • Постановление ФКЦБ от 1.07.2003 № 03-33/пс о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
  • ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ (статья 50)
  • Налоговый Кодекс РФ

Управленческая документация.

В соответствии с законодательством
РФ, федеральными законами «Об акционерных обществах» и «Об обществах с
ограниченной ответственностью», документы общества хранятся  по месту
нахождения исполнительного органа, то есть директора, либо в другом месте,
которое известно его участникам.

В общем случае документы хранятся постоянно, в некоторых – пять лет, есть и такие, которые
хранятся до минования надобности в них.

Предлагаем ознакомиться:  Как обжаловать действия судебного пристава
Таблица 1
Документ Основание Срок хранения
Документы о создании (решение, договор, документы реорганизации и т.д.), уставные документы и изменения к ним Перечень типовых управленческих документов Постоянно
Свидетельства о регистрации, постановки на налоговый учет (ИНН),  документы по открытию филиалов, представительств, положения о структурных подразделениях и прочее
Реестры акционеров, протоколы собраний, списки аффилированных лиц, прочие документы по работе с акционерами
Лицензии, сертификаты, разрешения
Приказы по основной деятельности
Приказы по административно-хозяйственной деятельности Перечень типовых управленческих доку ментов [ii] 5 лет
Переписка по основной и специфической (отраслевой) деятельности организации
Документы проверок организации (акты, справки, отчеты)
Договорная документация
Грузовые таможенные декларации, спецификации
Гарантийные письма
Исполнительные листы До минования надобности
Паспорта транспортных средств До списания транспортных средств

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

Ответственность.

Храним документы в организации правильно

Как Вы уже, наверное, знаете – ответственность за
сохранность документов организации несет ее руководитель.

Нарушение порядка и сроков хранения документов акционерных
обществ и обществ с  ограниченной ответственностью в соответствии с
законодательством РФ влечет за собой административную ответственность и грозит
штрафами, как должностным лицам компании, так и самому юридическому лицу. А штрафы,
надо заметить, не маленькие.

Нарушение трудового законодательства в части порядка и
сроков хранения документов (в том числе трудовых книжек) может грозить
административной ответственностью для руководителя предприятия, штрафами и даже
дисквалификацией.

Виды нарушений, санкции и основания
Нарушение Ответственность Основание
Отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации
  • Штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо;
  • ИП – штраф от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток
  • Юр.лица – штраф  от 30000 до 50000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток

При повторном нарушении возможна дисквалификация на срок до 3-х лет.

КоАП РФ, статья 5.27, часть 1.
КоАП РФ, статья 5.27, часть 2.
Нарушение порядка ведения, хранения и учета трудовых книжек
Нарушение порядка представления сведений в ПФ РФ
Нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника
Нарушение порядка и сроков хранения кадровых документов
Нарушение порядка хранения документов АО
  • Штраф от 2 500 до 5000 рублей на должностных лиц
  • Штраф от 200000 до 300000 рублей на юридических лиц
КоАП РФ, статья 13.25, пункт 1.
Нарушение порядка хранения документов ООО
  • Штраф от 2500 рублей до 5000 на должностных лиц
  • Штраф от 200000 до 300000 рублей на юридических лиц
КоАП РФ, статья 13.25, часть 2.
Нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов Штраф от 2000 до 3000 рублей на должностных лиц КоАП РФ, статья 15.11
Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля 50 рублей за каждый непредставленный документ НК РФ, ст. 126
Непредставление налоговому, таможенному органу, органу  государственного внебюджетного фонда для
осуществления контрольных функций
Штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц КоАП РФ, статья 15.6, часть 1.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Как Вы можете судить сами – слишком дорого может обойтись
безответственное отношение к документам компании. Да и не только в штрафах дело.
Сам факт привлечения к административной ответственности, необходимость
доказывать свою правоту, тратить время на разбирательства и хождение по
кабинетам – все это слишком хлопотно и неприятно.

[i] Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения» от 06.10.2000 года.

[iii] Федеральный закон от
21.11.1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

[iv] НК РФ, статья 23 пункт 1
подпункт 8

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector